Software house pod presją: jak chronić marżę i cash flow

Jarek Duda
22 wrz 2025
3 minut(y) czytania

W firmach IT zatrudniających od kilkudziesięciu do kilkuset osób największym wyzwaniem nie jest dziś wyłącznie pozyskiwanie leadów i aktywna sprzedaż. Kluczowym problemem, z którym mierzą się właściciele i zarządy, jest utrzymanie płynności finansowej i marży, kiedy obłożenie zespołów nie pozwala efektywnie zaspokoić potrzeb w projektach.

Typowy scenariusz wygląda tak:

Zespół kończy projekt i przez kilka tygodni firma nie ma dla niego kolejnego obłożenia.
W tym samym czasie wpada nowy kontrakt, ale potrzebne są inne technologie niż te, które właśnie się zwolniły.
Rekrutacja trwa od kilku tygodni do nawet 2 miesięcy i pochłania 30 000-50 000 zł per developer (HRK, 2023).
W konsekwencji rosną koszty stałe, a część przychodów ucieka do konkurencji, która potrafi zareagować szybciej.

Efekt? Błędne koło kosztów bez przychodu i utraconych szans, które bezpośrednio uderza w EBIT i cash flow.

Problem: niedopasowanie kompetencji w danym czasie

Wyobraźmy sobie software house zatrudniający 150 osób.

1. Zespół Java developerów schodzi z dużego projektu. Każdy z nich kosztuje firmę ok. 20 000 zł miesięcznie razem z kosztami sprzętu, HR, onboardingów, itp.

2. 5 osób bez obłożenia to 100 000 zł miesięcznie, czyli 600 000 zł w pół roku - kosztów, które nie generują przychodu.

Równocześnie do firmy wpada nowy kontrakt - tym razem inny klient oczekuje specjalistów frontend (React, Angular) i .NET (ASP.NET Core). Wewnętrzny zespół Javy nie pasuje technologicznie, więc pozostaje w zamrożeniu.

Jak działa PMO w takim scenariuszu?

1. Offboarding z projektu Java backend developerzy kończą wdrożenie → w capacity planningu pojawia się wolne pasmo (unassigned resources). Pipeline sprzedażowy nie przewiduje kolejnych projektów w Javie w najbliższych tygodniach, ale potencjał java dev jest duży, więc zostają w zamrożeniu.

2. Nowy kontrakt, inne kompetencje Nowy projekt wymaga Angular + .NET (ASP.NET Core). W narzędziach do resource allocation (np. Float, Tempo, 10kft) PMO widzi:

a) backend (Java) - nadmiar capacity,

b) frontend i .NET (ASP.NET Core) - zero dostępnych zasobów.

c) Resource juggling - przesuwanie ludzi

Naturalna reakcja PMO:

d) sprawdzić, czy można wyciągnąć Angulara z innego projektu,

e) odpiąć .NET (ASP.NET Core) z mniej krytycznego klienta.

Każde takie przesunięcie to gap w projekcie źródłowym. Żeby nie zawalić delivery, trzeba robić backfilling - czyli natychmiast szukać zastępstwa na rynku. To oznacza:

a) 4-8 tygodni opóźnień,

b) koszt 30-50k zł na osobę (rekrutacja + onboarding),

c) wyższy poziom ryzyka SLA i timeline slippage.

Efekt? PMO gra w resource Tetris, zamiast faktycznie skalować organizację.

Alternatywa: Talent Pool On-Demand

W modelu vitX Talent Pool On-Demand ten cykl wygląda inaczej:

Angular i .NET (ASP.NET Core) są dostępne z globalnej puli 10 000+ developerów nawet w 3-5 dni.
PMO nie musi rozbierać istniejących projektów ani tworzyć backfill gaps.
Allocation pozostaje stabilne, a delivery nie cierpi.
Koszty są zmienne (pay-per-use) → CFO ma pełną kontrolę nad cash flow.

Case finansowy: Java vs .NET/Frontend

Scenariusz	Koszt 6 miesięcy	Ryzyko / przychód	Uwagi
Model tradycyjny	600 000 zł (Java bez projektu) + 200 000 zł rekrutacja Frontend/.NET	Utrata kontraktu, opóźnienia	Koszty stałe + rekrutacja + gaps w delivery
Model vitX (on-demand)	180 000 zł (tylko realne godziny pracy)	Szybki start projektu, zachowany przychód	Oszczędność ok. 620 000 zł + stabilne delivery

Efekt dla zarządu:

oszczędność > 600 000 zł w pół roku,
zabezpieczony cash flow,
zachowany kontrakt, zdobyty nowy kontrakt i przychód,
brak ryzyka martwych kosztów i rotacji ludzi.

Dlaczego to temat strategiczny dla CEO i CFO?

Cash flow - koszty uzależnione od przychodów, przewidywalny bilans.
EBIT - poprawa marży operacyjnej nawet o 10-20% bez dodatkowej sprzedaży.
Ryzyko - brak pustych kosztów i utraty kontraktów przez braki kadrowe.
Inwestycje - wolny kapitał można przeznaczyć na nowy produkt, R&D czy ekspansję.

Podsumowanie

CEO i właściciele software house’ów wiedzą, że koszty pracy to 70-80% OPEX. W modelu tradycyjnym każdy przestój ludzi czy niedopasowanie technologii to setki tysięcy zł strat.

vitX Talent Pool On-Demand pozwala ten model zmienić: